Instruções de Exclusão de Dados

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Este documento explica, em linguagem simples, como você pode pedir a exclusão dos seus dados pessoais tratados pelo sistema da Vexum, quem vai atender esse pedido, em quanto tempo, e o que é excluído de fato.

1. PRIMEIRO, IDENTIFIQUE EM QUAL SITUAÇÃO VOCÊ ESTÁ

A forma como seu pedido é atendido depende de quem você é para o sistema. Existem duas situações possíveis.

Situação A: você trabalha em um escritório de advocacia que contratou o sistema da Vexum e tem login no painel.

Situação B: você recebeu, no seu WhatsApp, um lembrete de pagamento ou notificação sobre a situação de pagamentos enviada por um escritório de advocacia que usa o sistema da Vexum, e você não tem login em nenhum painel. Normalmente isso acontece porque você é cliente desse escritório com valores em aberto.

Se você está na Situação A, siga a seção 2. Se você está na Situação B, siga a seção 3. Se não tiver certeza, siga a seção 3, que é o caminho mais seguro, e nós te orientamos.

2. SE VOCÊ É USUÁRIO DO PAINEL (SITUAÇÃO A)

Nesse caso, a Vexum é responsável direta (controladora) pelos seus dados, e o pedido é atendido diretamente por nós.

Como pedir: envie um e-mail para privacidade@vexum.tech, com o assunto "Exclusão de dados", informando seu nome completo e o e-mail cadastrado no painel.

O que acontece depois: vamos confirmar sua identidade, verificar se há alguma obrigação legal que exija a manutenção de parte dos dados por mais tempo, e eliminar os demais dados.

Prazo de resposta: até 15 (quinze) dias, contados do recebimento do pedido, conforme o art. 18 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

3. SE VOCÊ RECEBEU UM LEMBRETE DE PAGAMENTO OU NOTIFICAÇÃO (SITUAÇÃO B)

Este é o ponto mais importante deste documento, leia com atenção.

Os seus dados (nome, telefone, valor em aberto, data de vencimento e o conteúdo das mensagens trocadas) não pertencem à Vexum e não são controlados por ela. A Vexum apenas opera o sistema técnico que envia e recebe as mensagens, seguindo instruções do escritório de advocacia que contratou o serviço. Quem decide sobre esses dados, e quem deve atender ao seu pedido de exclusão, é o escritório de advocacia que te enviou a mensagem.

Por isso, o caminho correto é:

Passo 1. Identifique, na própria mensagem que você recebeu, qual escritório de advocacia a enviou. O nome do escritório costuma aparecer no início da conversa ou no nome de exibição do contato no seu WhatsApp.

Passo 2. Entre em contato diretamente com esse escritório, pelos canais que ele disponibiliza (telefone, e-mail, ou a própria conversa de WhatsApp), e peça a exclusão dos seus dados. O escritório tem o dever legal de atender esse pedido nos termos do art. 18 da LGPD, no prazo de até 15 dias.

Passo 3. Se você não conseguir identificar o escritório, ou não conseguir contato com ele, você pode nos escrever para privacidade@vexum.tech. Vamos: (i) identificar, nos nossos registros técnicos, qual escritório contratante enviou a mensagem; (ii) encaminhar seu pedido diretamente a esse escritório, informando o prazo legal aplicável; e (iii) te responder confirmando que o encaminhamento foi feito e para qual escritório.

O que a Vexum não pode fazer sozinha: como operadora, a Vexum não pode decidir, por conta própria, apagar os seus dados sem instrução do escritório controlador, porque isso poderia interferir em uma relação contratual ou em um atendimento que não é da Vexum. É por isso que o pedido precisa passar pelo escritório. Isso não significa que seu pedido fica sem resposta: significa que o responsável por decidir e executar é o escritório, e a Vexum tem o dever de auxiliar esse processo e de não deixar seu pedido se perder no caminho.

O que a Vexum se compromete a fazer: ao receber seu pedido, a Vexum confirma o recebimento para você em até 5 (cinco) dias úteis e encaminha o pedido, no mesmo prazo, ao escritório de advocacia controlador, solicitando formalmente a instrução de exclusão. Recebida essa instrução, a Vexum executa a exclusão em seus próprios sistemas em até 15 (quinze) dias. Caso o escritório não se manifeste em até 15 (quinze) dias contados do encaminhamento, a Vexum reitera o pedido e informa você por escrito sobre a ausência de resposta, indicando o nome do escritório controlador e orientando sobre o direito de peticionar diretamente a ele e de apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos do art. 18, § 1º, da LGPD. Em qualquer cenário, seu pedido não é arquivado sem resposta.

Prazo estimado quando você passa pela Vexum: encaminhamos o seu pedido ao escritório em até 5 (cinco) dias úteis do recebimento, e acompanhamos para que o escritório responda dentro do prazo legal de até 15 dias contados do recebimento do pedido por ele.

4. CANAL DE CONTATO PARA PEDIDOS DE EXCLUSÃO

E-mail: privacidade@vexum.tech

Telefone: +55 81 99881-2909

Endereço: Rua Capitão José da Luz, 137, sala 0203, Edifício Cervantes Cais 202, Coelhos, Recife, PE, CEP 50070-540, Brasil

Ao entrar em contato, informe: seu nome completo, o número de telefone que recebeu a mensagem (se for o caso), e, se souber, o nome do escritório de advocacia envolvido. Isso agiliza a localização do seu pedido.

5. O QUE É EXCLUÍDO, DE FATO

Uma vez confirmada a exclusão e verificada a ausência de hipótese de retenção legal (seção 6), os seguintes dados são efetivamente eliminados das bases ativas do sistema: seu nome, seu número de telefone associado ao atendimento, os valores e datas relacionados ao pagamento específico, e o conteúdo das mensagens trocadas por meio do sistema. Cópias de segurança (backups) existentes até a data da exclusão são sobrescritas dentro do ciclo normal de rotação de backup da Vexum, de até 30 (trinta) dias, e deixam de ser acessadas ou utilizadas para qualquer finalidade a partir da confirmação do pedido.

6. O QUE PODE SER RETIDO, MESMO APÓS O PEDIDO, E POR QUÊ

Mesmo depois de um pedido de exclusão aceito, uma parte limitada dos dados pode ser mantida, restrita exclusivamente às seguintes finalidades legais, nos termos dos art. 15 e 16 da LGPD:

• cumprimento de obrigação legal ou regulatória, por exemplo, documentos fiscais que a lei exige que sejam guardados por prazo determinado;
• exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, por exemplo, se houver disputa em curso ou risco concreto de disputa sobre a comunicação realizada, hipótese em que o registro da comunicação pode ser necessário para comprovar que a comunicação foi feita de forma regular e não abusiva, o que protege tanto o escritório quanto o próprio titular caso a comunicação tenha sido, de fato, regular.

Fora dessas hipóteses, os dados são eliminados ou anonimizados. Os prazos gerais de retenção aplicados pela Vexum, quando não há pedido de exclusão antecipado, estão descritos na seção 10 da Política de Privacidade, publicada junto a este documento.

Cópias de segurança (backups) podem levar um prazo técnico adicional para refletir a exclusão, mas deixam de ser utilizadas para qualquer finalidade após o pedido ser processado.

7. VOCÊ TAMBÉM PODE PROCURAR A ANPD

Se você entender que seu pedido não foi atendido adequadamente, dentro do prazo, você pode procurar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão do governo federal responsável por fiscalizar o cumprimento da LGPD, pelo endereço eletrônico gov.br/anpd.

8. HISTÓRICO DE VERSÕES

Versão 1.0, publicada em 02 de agosto de 2026.

Versão 2.0, publicada em 02 de agosto de 2026: confirmação do canal oficial de contato (privacidade@vexum.tech), inclusão de seção específica sobre o que é excluído de fato e o que pode ser retido por obrigação legal, com referência aos prazos da Política de Privacidade.

Versão 3.0, publicada em 03 de agosto de 2026: revisão terminológica para descrever o serviço como comunicação com clientes e lembrete de pagamento; inclusão, na seção 3, do compromisso afirmativo da Vexum quanto ao encaminhamento, ao acompanhamento e à resposta ao titular; e esclarecimento, na seção 5, de que os dados são efetivamente eliminados das bases ativas, com indicação do ciclo de rotação de backup.

Fundamentação legal deste documento: art. 15, 16, 18 e 39 da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).